Khi mở một tiệm kinh doanh cầm đồ, một trong những điều mà chủ tiệm cầm đồ cần phải đặc biệt quan tâm chính là lập sổ quản lý dịch vụ cầm đồ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn đang có ý định muốn mở một tiệm cầm đồ có thể lập sổ theo dõi cầm đồ hiệu quả và khoa học nhất nhé.
1. Sổ theo dõi cầm đồ là gì?
Sổ theo dõi cầm đồ là sổ quản lý kinh doanh dịch vụ cầm đồ.
Nói một cách dễ hiểu hơn là khi khách hàng đến cầm đồ tại tiệm của bạn, bạn sẽ không thể nào kiểm soát hết nếu các thông tin không được ghi lại và sắp xếp một cách cẩn thận và khoa học. Sổ này đóng vai trò như sổ theo dõi khách hàng, giúp bạn theo dõi thông tin khách hàng cùng các thông tin hợp đồng đã ký, ngày đóng lãi và ngày hết hạn hợp đồng của khách hàng.
2. Các đầu mục công việc cần quản lý theo sổ theo dõi cầm đồ
Trước khi lập sổ theo dõi cầm đồ, bạn cần lên danh sách các mục cần quản lý bao gồm:
2.1. Hợp đồng cầm đồ
Hợp đồng cầm đồ nên được lưu trữ trong sổ theo dõi khách hàng dưới dạng bản scan và bản gốc. Bản gốc cần được bảo quản bằng các file chứa hồ sơ và được phân loại thật khoa học để dễ tìm hơn sau này.
2.2. Quản lý khách hàng bằng sổ quản lý dịch vụ cầm đồ
Các thông tin quan trọng của khách hàng cầm đồ thường bao gồm: tên, địa chỉ, số tiền vay, ngày vay và ngày đóng lãi hàng tháng.
Những thông tin này nên được ghi chép cẩn thận để quản lý khách hàng và nhắc nợ khi đến kỳ hạn trả nợ mà họ chưa thanh toán.
2.3. Quản lý dòng tiền thu chi
Dòng tiền trong một ngày cũng cần được cập nhật liên tục trong sổ quản lý dịch vụ cầm đồ để giúp chủ tiệm cầm đồ đánh giá tình hình kinh doanh một cách kịp thời.
2.4. Quản lý nhân viên
Với những chuỗi cửa hàng thì quản lý nhân sự cũng là một yếu tố cần được quan tâm.
Không ít cửa hàng đã phải chịu những thất thoát lớn về tiền bạc do các hành vi không tốt của nhân viên.
Vậy nên chủ cửa hàng cần có kế hoạch và phân chia phần việc cho từng nhân viên để quản lý dòng tiền ra vào.
2.5. Xuất báo cáo thống kê
Các đầu mục công việc trên được liên kê lại với nhau để tạo ra một báo cáo thống kê theo từng ngày, tuần tháng, quý và năm.
3. Chọn hình thức lập sổ theo dõi cầm đồ phù hợp
Có thể tạo sổ quản lý kinh doanh cầm đồ theo nhiều hình thức khác nhau: Mỗi hình thức có những ưu điểm và nhược điểm cụ thể.
3.1. Cách lập sổ theo dõi cầm đồ truyền thống – Ghi chép vào sổ
Đối với các tiệm cầm đồ quy mô nhỏ, lẻ, gia đình làm chủ thì các chủ tiệm cầm đồ này thường chọn hình thức tạo sổ quản lý cầm đồ thủ công. Tức là tự tạo và ghi chép vào sổ.
Hình thức này thì có khá nhiều hạn chế như:
- Thông tin có thể dễ dàng bị sửa, sai sót, nhầm lẫn
- Chỉ thích hợp đối với lượng khách hàng nhỏ
- Tốn kém nhân lực và thời gian
- Khi muốn tìm lại thông tin khách hàng thì phải tìm thủ công
3.2. Lập sổ quản lý kinh doanh dịch vụ cầm đồ trên Excel
Bạn có thể tạo sổ quản lý kinh doanh dịch vụ cầm đồ trên phần mềm Excel. Đây là một hình thức khá dễ sử dụng, lại tiết kiệm được chi phí, thời gian, công sức. Đặc biệt, việc tính toán trên Excel cũng rất chính xác.
Tuy nhiên, nhược điểm của phương thức này chính là đối với những người chưa biết cách sắp xếp thông tin trên excel và không biết sử dụng hàm và các phím tắt (đặc biệt là những người lớn tuổi) thì khá là khó khăn.
3.3. Sử dụng các phần mềm cầm đồ chuyên nghiệp
Đây là hình thức tạo sổ quản lý tiệm cầm đồ đang được rất nhiều tiệm cầm đồ áp dụng, đặc biệt là các chuỗi cầm đồ vì sự tiện dụng, hiệu quả, nhanh chóng và chính xác của nó.
Hiện nay, bạn có thể dễ dàng tìm các nơi bán các phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh cầm đồ trên mạng. Mức giá thường sẽ được tính theo năm từ khoảng 2 triệu / năm. Đây được xem là một mức giá khá hợp lý giúp cho bạn quản lý bán hàng được tốt hơn.
4. Mẫu sổ quản lý dịch vụ cầm đồ hiệu quả
Dưới đây là mẫu sổ quản lý dịch vụ cầm đồ để giúp bạn dễ dàng quản lý hoạt động kinh doanh cầm đồ của mình hơn.
5. Kết luận
Trên đây là các thông tin về sổ theo dõi cầm đồ, sổ quản lý dịch vụ cầm đồ, mẫu sổ quản lý dịch vụ cầm đồ. Cảm ơn bạn đọc đã quan tâm và mong rằng bài viết trên là hữu ích.
Bên cạnh đó, nếu khách hàng có nhu cầu vay vốn lãi suất thấp, hạn mức cao và không cần thế chấp hay cầm đồ thì có thể liên hệ và tìm hiểu các dịch vụ của Dong Shop Sun qua số hotline 1800 5588 90 (cước gọi hoàn toàn miễn phí).
Xem thêm:
