Liệu hiện tại bạn có đang làm việc hiệu quả? Việc không quản lý được thời gian khiến bạn mất đi nhiều cơ hội thăng tiến? Nhưng bạn vẫn chưa tài nào tìm được cách giải quyết vấn đề đó một cách triệt để. Bài viết dưới đây của Finance Investment sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó trong 1 nốt nhạc.
Lên lịch cụ thể công việc để làm việc hiệu quả
Ghi chú lại những việc cần làm
Ắt hẳn tất cả chúng ta đều có sẵn 1 list công việc cần phải làm trong ngày. Nhưng liệu bạn đã ghi chú đầy đủ và hiệu quả? Ghi chú quá chi tiết và nhiều việc rất dễ khiến bạn chán nản và không biết làm gì trước. Bạn chỉ nên ghi vào những mục đầu quan trọng; khoảng 3 – 5 việc là tốt nhất. Và khi bạn hoàn thành chúng sớm, bạn hoàn toàn có thể làm những việc khác.
Sắp xếp những công việc có liên quan lại với nhau; sẽ giúp bạn có hệ thống lại những việc cần làm. Và việc này giúp bạn ứng biến tốt hơn những lúc cần thiết.
Xem xét lịch trình làm việc cẩn thận
Hãy làm việc với 1 lịch trình cụ thể, phân chia từng hạng mục cho các công việc. Xem xét các khoảng thời gian trống trong ngày và sắp xếp những việc có thể làm vào đó. Sau đó lập 1 bộ kế hoạch về điều đó, những việc quan trọng nhất và giảm dần; đừng quên tính luôn thời gian nghỉ của bạn nhé! Bằng cách này bạn sẽ luôn giữ được sự tỉnh táo bản thân; cũng luôn bắt kịp được tiến độ công trình.
Bạn cũng nên thỉnh thoảng có 1 khoảng lặng để tái thiết lập lại công việc. Khi bạn cảm thấy cơ thể và tâm trí quá mệt mỏi. Bạn nên dừng làm việc 1 ngày để giải khuây đâu đó. Bạn sẽ nhanh chóng đột phá các vấn đề tồn đọng đang khiến bạn đau đầu. Bạn chắc chắn sẽ hoàn toàn bất ngờ về tác dụng của nó đấy.
Đặt các mức độ ưu tiên và tránh xao lãng để làm việc hiệu quả hơn.
Ưu tiên các công việc quan trọng
Để làm việc hiệu quả bạn cần biết cách nói không. Bạn nên làm những việc thật sự quan trọng; thông thường những công việc này là công việc khó nhằn nhất và chuyên môn sâu nhất. Những nhiệm vụ này thường là thứ rất có giá trị đối với doanh nghiệp. Đây là điều mà bạn nên dành nhiều thời gian để hoàn thành và ưu tiên lên hàng đầu. Việc giải quyết được việc này, sẽ giúp bạn thoải mái hơn rất nhiều. Khi đó bạn sẽ có đủ thời gian và tinh thần để hoàn thành những việc khác.
Làm việc hiệu quả hơn bằng cách tập trung tuyệt đối.
Sự sao nhãng sẽ nhanh chóng làm giảm năng suất làm việc của bạn. Việc bạn bị xao nhãng sẽ khiến bạn mất rất nhiều thời gian để lấy lại sự tập trung. Theo một nghiên cứu cho thấy, bạn sẽ cần đến 25p để lấy lại sự tập trung cao độ. Nếu bạn thường xuyên bị xao nhãng bởi chiếc điện thoại của mình. Bạn có thể bỏ vào balo hoặc để trong ngăn kéo hoặc không để ở trong tầm mắt. Việc đó sẽ hạn chế việc bạn bị sao nhãng công việc.
Dừng việc đa nhiệm.
Thông thường mọi người đều tin rằng mình là một người đa nhiệm; có thể làm nhiều việc cùng một lúc. Nhưng trên thực tế có rất ít người có thể làm được điều đó. Tuy rằng bạn vẫn có thể luân chuyển giữa nhiều công việc khác nhau; nhưng bạn sẽ mất đi sự sáng tạo và đột phá trong công việc. Khiến cho công việc của bạn vẫn mãi chỉ dừng ở mức bình thường.
Việc thường xuyên chuyển đổi trạng thái công việc, khiến bạn mất nhiều năng lượng não hơn. Điều đó sẽ khiến chúng ta cảm thấy nhanh mệt mỏi, kém tập trung và năng suất hơn. Đấy là lý do khiến nhiều người kiệt sức trong công việc, mặc dù không cần quá nhiều thể lực.
Thực hiện ngay lập tức.
Việc để lại quá nhiều công việc cho ngày mai sẽ khiến bạn chán nản vào ngày sau. Do đó bạn nên cố gắng hoàn thành càng nhiều công việc càng tốt trong ngày. Điều này cũng giúp bạn tối đa được năng suất công việc và giữ được nhịp làm việc.
Giao tiếp – điều giúp làm việc hiệu quả mà bạn không nghĩ tới.
Trong công việc, hầu hết chúng ta đều phải giao tiếp với những người xung quanh để đạt hiệu quả tốt nhất. Vì điều đó, chúng ta nên học cách giao tiếp và hợp tác với người khác sẽ rất tốt cho công việc. Một trong những điều nhanh nhất để làm việc này là giao tiếp liên tục; và lên sẵn các ý cần giải quyết. Việc này sẽ giúp giảm thiểu thời gian thảo luận và những hiểu lầm trong công việc. Thực hiện trơn tru ngay lần đầu tiên sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian. Và hơn thế là cảm giác tuyệt vời và năng lượng tràn đầy về việc này sẽ thành công.
Việc này có thể bắt đầu bằng cách nâng cao kỹ năng lắng nghe và duy trì một chủ đề khi giao tiếp. Tránh lan man sang những vấn đề không liên quan không quan trọng khác. Ví dụ trong việc soạn email thì nên viết thật ngắn và đi thẳng vào trọng tâm. Hay trong các buổi họp nên phân chia nội dung cho phù hợp; tránh tình trạng lạc sang vấn đề khác.
Nâng cao hiệu quả bằng cách làm việc mình thích.
Rất ít người có thể làm được những việc mình hoàn toàn yêu thích và kiếm sống bằng điều đó. Ngay cả khi bạn theo đuổi đam mê và ước mơ của bạn; thì vẫn còn đó những khâu mà bạn không thích trong công việc. Ví dụ, bạn là một đầu bếp tài năng và công việc yêu thích tất nhiên là được trong bếp nấu nướng. Vì thế hãy để các công việc bạn không thích như việc rửa chén hay quét dọn cho những công ty khác hay thuê ngoài. Tập trung hoàn toàn chuyên môn của mình để đạt hiệu quả tốt nhất.
Trong công việc thông thường cũng vậy. Trong lúc phân chia công việc, bạn có thể giao tiếp với đồng nghiệp để nhận phần việc mình yêu thích. Hạn chế những việc khiến bạn nhàm chán và xao nhãng. Tuy nhiên nếu không được bạn cũng nên dành hết sự cố gắng cho nó.
Khi bạn đã tìm thấy được sự hứng thú trong công việc , bạn sẽ làm một cách tốt hơn và hiệu quả hơn rất nhiều. Và các phần chán nản, bạn hãy xem nó như là 1 thử thách cần vượt qua để có được trái ngọt.
Xác định rõ thời gian trả lời email – tin nhắn
Có thể bạn nghĩ email, tin nhắn không ảnh hưởng gì đến công việc nhưng sự thực là có. Khi một email được gửi đến, hoặc một cửa sổ tin nhắn nhảy ra trên màn hình. Bạn luôn có thói quen đọc và trả lời ngay lập tức, tuy nhiên chính điều này lại làm ảnh hưởng không nhỏ đến công việc của bạn.
Cách tốt nhất là phân định rõ thời gian kiểm tra email. Xác định tin nhắn quan trọng để bạn không bị phiền bởi những tin nhắn mới. Không bị ảnh hưởng bởi những tiếng động trong khi đang làm việc quan trọng khác.
Không nên làm nhiều việc cùng lúc
Có thể bạn nghĩ rằng làm nhiều việc cùng một lúc sẽ tiết kiệm thời gian hơn. Tuy nhiên, điều này sẽ khiến hiệu quả công việc thấp hoặc chất lượng công việc không như kỳ vọng. Thói quen làm nhiều việc một lúc khiến tâm tư bị phân tán do đó hiệu suất công việc cũng sẽ bị giảm đi đáng kể. Do đó, bạn hãy chỉ quyết tâm làm một công việc trong một lần. Tránh đang làm việc này nghĩ đến việc khác nhé.
Hãy nghỉ ngơi khi cảm thấy mệt mỏi
Đi bộ xung quanh phòng và ra ngoài để thay đổi không khí là cách tốt giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn. Nghỉ ngơi và thư giãn vào những ngày cuối tuần sẽ khiến bạn refresh lại tinh thần. Đây chắc chắn giúp bạn có một tuần làm việc mới hiệu quả.
Lời kết
Trên đây là những cách làm giúp bạn làm việc hiệu quả. Để có thể tối đa có rất nhiều cách để thực hiện điều đó; những điều trên đây là những yếu tố phổ biến và dễ thực hiện nhất. Mong rằng các bạn sẽ thực hiện thành công và cải thiện năng suất làm việc của mình.
